Deze verklaring verstrekt informatie omtrent de omgang en verwerking van persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Onze dienstverlening

City Legal vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• Het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• Om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• Voor de doelen waar u specifiek toestemming voor hebt gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als City Legal een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan worden veranderd, ook niet als de persoonsgegevens onjuist zijn. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijzigingen staan.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identificatiebewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en declaraties van werkzaamheden. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met uw toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst. Deze persoonsgegevens kunnen zijn:

• NAW-gegevens
• Uw geslacht
• Burgerservicenummer (BSN)
• Uw geboortedatum
• Uw geboorteplaats
• Uw burgerlijke staat
• Persoonsgegevens van uw gezins- en/of familieleden
• Andere gegevens van uw legitimatiebewijs
• Bankrekeningnummer en overige benodigde financiële informatie

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als City Legal persoonsgegevens van u verwerkt, die niet direct van u zijn verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan altijd één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster
• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent
• Accountant of andere adviseur in verband met het uitvoeren van een opdracht waarvan u één van de partijen bent
• Hypotheekadviseur en/of hypotheeknemer
• Schenker
• Basisregistratie personen (BRP)
• Contractspartij(en) bij aandelenoverdracht

Doorgeven van uw persoonsgegevens

City Legal geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als het noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te kunnen voeren.

City Legal verstrekt op basis van wettelijke grondslag, afhankelijk van welke akte City Legal voor u heeft opgesteld, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• Het Kadaster
• Het Centraal Testamenten Register (CTR)
• De Belastingdienst
• De Kamer van Koophandel
• Onze softwareprovider(s). Deze zijn gehouden aan de privacywetgeving en hebben met City Legal een verwerkersovereenkomst gesloten.

Persoonsgegevens worden door City Legal niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door City Legal niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitvoeren van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Mocht zich een situatie voordoen waardoor uw gegevens langer worden bewaard, dan berust deze langere bewaring op grond van de aanwezigheid van een gerechtvaardigd belang. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen passende maatregelen om verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en ongewenste openbaarmaking te voorkomen. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een aangetekende brief te sturen naar de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voordat wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs.

Recht van inzage betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens City Legal verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze worden bewaard. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek kunnen ingaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, hebt u recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een gepasseerde notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van de door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen de verwerking of omdat u juist niet wilt dat uw gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

City Legal stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten hebt over de verwerking van persoonsgegevens door City Legal dan horen wij dit graag via info@citylegal.nl. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitspersoonsgegevens.nl.